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IA en RRHH y talento.Decisiones, obligaciones y evidencia.

Seleccionar candidaturas, evaluar desempeño o asignar turnos puede afectar a la salud, la seguridad y los derechos de las personas. El Reglamento de IA (EU AI Act) establece prohibiciones y obligaciones que se suman a las normas laborales y de protección de datos.

Cuatro preguntas para situar el uso de IA

El Reglamento de IA en RRHH y talento

El Reglamento de IA establece reglas según la finalidad del sistema y sus riesgos para las personas. Prohíbe ciertas prácticas y exige garantías específicas a los sistemas de alto riesgo. Las normas laborales y de protección de datos se aplican también a los usos que no son de alto riesgo.

Usos prohibidos por el artículo 5

Inferir emociones en entrevistas o en el trabajo a partir de datos biométricos, como el rostro o la voz. La prohibición contempla una excepción para usos médicos o de seguridad.
Clasificar candidaturas por supuesta afiliación sindical, religión u orientación sexual deducidas de datos biométricos.

Son dos ejemplos de prácticas prohibidas: no pueden legitimarse con más documentación ni supervisión humana. Artículo 5 y sus condiciones.

El artículo 6 y el anexo III permiten evaluar el alto riesgo en usos como estos:

Selección de candidaturas

Una aplicación utiliza IA de uso general para puntuar CV y proponer entrevistas. La revisión abarca sus datos, criterios de puntuación y consecuencias para las candidaturas descartadas.

Formación y promoción

Una evaluación diseñada para recomendar formación empieza a utilizarse para decidir ascensos. Cambia la finalidad: hay que comprobar si sus pruebas permiten apoyar decisiones de promoción.

Asignación de turnos y tareas

Una herramienta reparte horarios o tareas según disponibilidad, desempeño o demanda. La revisión aclara sus criterios, consecuencias para la plantilla y quién puede revisar una asignación.

Cómo identificar sistemas de alto riesgo

El empleador que utiliza IA tiene obligaciones propias. Desarrollar una aplicación sobre IA ajena, modificarla o darle otra finalidad puede convertirlo en proveedor conforme al artículo 25.

Cuándo se asumen obligaciones de proveedor

Mantener la evidencia al día

Cada cambio en la herramienta, el uso o las personas afectadas puede exigir actualizar documentos y pruebas.

Una actualización modifica la evaluación de desempeño:

El proveedor de la herramienta

El proveedor contrasta la nueva versión con las pruebas y la información entregada al cliente: qué conclusiones siguen siendo válidas y qué documentos necesitan actualización.

El empleador que la utiliza

El empleador necesita conocer las consecuencias del cambio, pedir información al proveedor y revisar su uso interno. Las notas de versión pueden resultar insuficientes.

Una misma evidencia puede contribuir a varias respuestas: Reglamento de IA, información laboral, protección de datos, prevención o igualdad, según el uso. También a compromisos de IA responsable. Cada respuesta conserva su alcance, destinatario y revisión; un compromiso voluntario no sustituye las obligaciones legales.

Punto de partida: el último cambio, las pruebas que necesitan revisión y quién aporta la información pendiente.

Entender o explicar una decisión

Personas afectadas, representación de la plantilla y empresa necesitan entender una decisión, examinar sus efectos colectivos o preparar una respuesta.

Personas afectadas

¿Qué decisión se tomó? ¿Cómo intervino la herramienta? ¿Quién puede explicarlo y qué revisión existe?

Quien gestiona la decisión en la organización puede explicar cómo intervino la herramienta. Para consultas sobre datos personales, corresponde dirigirse al responsable del tratamiento a través de su canal de derechos. El alcance de esos derechos depende de la situación concreta.

Datos personales en el trabajo: guía de la AEPD

Representación de la plantilla

¿A qué colectivos afecta la herramienta? ¿Qué criterios y cambios necesita conocer la representación? ¿Qué preguntas siguen sin respuesta?

El artículo 64.4.d del Estatuto reconoce al comité de empresa un derecho de información sobre algoritmos o IA que pueden incidir en decisiones laborales. Las facultades dependen del tipo de representación y del mandato con el que actúa.

Estatuto de los Trabajadores, artículo 64 · Guía del Ministerio de Trabajo sobre información algorítmica (PDF)

La empresa prepara la respuesta

La respuesta debe atender a la decisión y a quien solicita información. El equipo interno y el proveedor aportan criterios, funcionamiento y aclaraciones pendientes.

Su fundamento se mantiene al día al revisar los cambios del sistema y las pruebas que lo respaldan.

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Implantas IA en tus procesos de negocio

Usas IA dentro de tu empresa, propia o comprada. Respondes de cómo influye en tus decisiones y de cómo afecta a tus clientes y a tu equipo.

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